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Ich arbeite mit Geschäftsführer:innen & Teams in KMU, die genug von Tool-Chaos und manuellen Prozessen haben.

In 1:1-Beratungen, Workshops und Sparrings helfe ich, KI sinnvoll ins Business zu integrieren – ohne Tech-Overkill und ohne Berater-Bingo.

Ergebnis: Klarheit über die nächsten Schritte, ein Business, das leichter läuft, und Zeit für das, was wirklich zählt.

Wenn dein Bauchgefühl sagt: „Wir müssten mal...“, lass uns reden.

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Karolyne Hahn

Haben wir KI bisher nur „rangeklatscht“? 
In vielen Unternehmen werden KI-Tools wie ChatGPT zwar genutzt, aber die internen Prozesse bleiben „oldschool“.

Ein echtes „AI Native“-Setup bedeutet, das Unternehmen von Grund auf neu zu denken:

1. Vom Manager zum Umsetzer
Führungskräfte werden zu „halben Techies“, die die Brücke zwischen Business und Technik schlagen und Ergebnisse selbst beurteilen können.

2. Skalierung ohne Overhead
Aufgaben wie IT-Wartungstests, die früher ganze Teams Tage kosteten, laufen heute automatisiert in Sekunden ab – inklusive Dashboard-Überwachung.

3. Fehlerkultur 2.0
Wir müssen lernen, KI wie einen neuen Assistenten zu behandeln – Fehler sind am Anfang okay, solange Review-Prozesse etabliert sind.

Die größten Gewinner der KI-Transformation sind nicht die großen Corporates, sondern die KMU, die agil genug sind, ihre Kernprozesse wirklich umzustellen.

Oder wie siehst Du das? Freu mich Deine Meinung dazu zu hören.

⚡️ Ich zeige KMU, wie KI im Alltag wirklich hilft – mit smarter Prozessoptimierung, klarer Strategie und 0% Theater.

Die meisten KI-Initiativen scheitern am Top-Management.

Datenlage? Klar.
Use Cases? Genug.
Tools? Mehr als genug.

Und trotzdem verpufft die Wirkung in der Fläche. 

Warum?
• Weil viele Führungskräfte operative Verantwortung nicht loslassen.
• Weil sie keine Entscheidungsarchitektur aufgebaut haben.
• Weil sie KI als Add-on denken – nicht als Strukturprinzip.

Dabei ist das eigentliche Ziel von KI im Unternehmen klar:
Schneller, besser und kosteneffizienter werden.

Doch was passiert in der Praxis?

– Silos werden digitalisiert, nicht aufgelöst
– Prozesse werden automatisiert, aber nicht optimiert
– Führung bleibt reaktiv, statt strategisch

In der Zusammenarbeit mit Geschäftsführern sehe ich Muster:
Ohne Führungsarchitektur kein technischer Hebel.

Deshalb beginnt mein KI Business Accelerator nicht mit Tools.

Sondern mit drei Fragen:

1. Welche Entscheidungen müssen überhaupt noch durch die Geschäftsführung laufen?

2. Welche davon können delegiert oder automatisiert werden – mit klarem Rahmen?

3. Welche Infrastruktur fehlt, um Wachstum ohne Kontrollverlust zu ermöglichen?

Der Rest ist Umsetzung.

Wenn du 2026 noch manuell führen musst, ist das kein Mangel an Tools. Sondern ein Versäumnis in der Geschäftsführung.

Wo fehlt deinem Unternehmen gerade Struktur, nicht Software?

Ich freue mich auf deinen Standpunkt.

2026 wird das Jahr, in dem KMUs aufhören müssen, 
KI wie ein Zauber-Tool zu benutzen

In vielen KMU läuft KI heute so:

Jemand öffnet ChatGPT.
Fragt etwas.
Kopiert die Antwort in ein Dokument.
Und dann geht der normale Wahnsinn weiter.

Ein bisschen hilfreich.
Aber weit entfernt von dem, was möglich wäre.

Das Grundproblem ist nicht fehlende Technologie.
Es ist die Art, wie wir KI nutzen.

Wir behandeln sie wie einen Assistenten, den man ab und zu etwas fragt.

So arbeiten Menschen.
Aber so arbeitet KI nicht gut.

Was KMUs eigentlich bräuchten:

Nicht eine KI.
Sondern mehrere klare Rollen.

Eine, die Zahlen und Daten vorbereitet.
Eine, die Prozesse durchdenkt.
Eine, die Texte formuliert.
Eine, die Entscheidungen strukturiert.

Parallel.
Mit klaren Aufgaben.
Ohne dass jemand zwischen zehn Tools springen muss.

Heute passiert stattdessen das Gegenteil:

KI wird irgendwo „eingeführt“.
Ohne Struktur.
Ohne Rollen.
Ohne Klarheit, wofür sie da ist.

Das Ergebnis:
Mehr Output, aber nicht mehr Wirkung.

2026 wird das Jahr, in dem sich das trennt.

Die einen nutzen KI weiter als nettes Zusatztool.
Die anderen bauen sich ein echtes KI-Arbeitssystem
für Führung, Planung und operative Entlastung.

Nicht kompliziert.
Aber bewusst.

Das ist kein Technik-Thema.
Das ist eine Frage der Arbeitsweise.

Und genau da setzen die meisten KMUs gerade noch nicht an.

Wenn du das Gefühl hast,
dass KI bei euch „irgendwie da ist“,
aber noch keinen echten Unterschied macht:

Dann liegt es nicht an der KI.
Sondern daran, wie ihr sie einsetzt.

Wenn du willst, helfe ich dir dabei,
KI für dein Unternehmen sinnvoll zu strukturieren –
ohne Tech-Gefrickel, ohne Buzzwords, ohne Theater.


💡 Wenn du an euer Unternehmen denkst:
Nutzt ihr KI aktuell eher
- als Spielerei,
- als Assistent,
- oder schon als festes Arbeitssystem?

⚡️ Ich zeige KMU, wie KI im Alltag wirklich hilft – mit smarter Prozessoptimierung, klarer Strategie und 0% Theater. 15+ Jahre Beratungserfahrung.

Langsame Entscheidungen kosten mehr als jede Fehlbesetzung.

Ich arbeite mit Geschäftsführern aus dem Mittelstand.
Unterschiedliche Branchen – aber ein Muster wiederholt sich ständig:

Die größten Verluste entstehen nicht durch schlechte Produkte, sondern durch schleppende Entscheidungen.

Hier ein typischer Ablauf:

– Potenziale werden erkannt
– Möglichkeiten diskutiert
– Lösungen vertagt
– Wochen später ist das Problem größer – und teurer

Die Ursache liegt fast nie in der Technologie.
Sondern in fehlender Entscheidungsstruktur.

Dabei könnten KI-Systeme heute:

– Optionen in Echtzeit abwägen
– Entscheidungen vorbereiten
– Prioritäten intelligent steuern

Was fehlt, ist ein Setup, das nicht nur Effizienz verspricht, sondern Führung unterstützt.

Genau das baue ich mit Geschäftsführern im KI Business Accelerator.

Nicht Tools. Systeme.
Nicht Spielerei. Substanz.

Frage an dich: Wo in deinem Unternehmen kosten langsame Entscheidungen gerade am meisten Geld, Zeit oder Vertrauen?

Ich freue mich auf den Austausch in den Kommentaren.

⚡️Wenn ich diese Übung in meinen AI-Workshops mache, ist das immer der Wendepunkt.

Stell dir vor, dein Unternehmen ist in der „WirtschaftsWoche“, „FAZ“ oder „Gründerszene“.

Was steht da auf der Titelseite?

📰 [Dein Firmenname] steigert Umsatz um 300 % durch gezielten Einsatz von KI & Automatisierungen.

Darunter:
– eine starke Subheadline
– ein Zitat von einem zufriedenen Kunden
– eine Grafik mit traumhaften Zahlen
– und 3 Bullet Points, die deine Vision belegen

Klingt verrückt?
Ist es nicht.

Diese Übung ist der Startpunkt meiner Workshops – weil sie sofort Klarheit bringt.

Alle sehen plötzlich: „Das ist unser Ziel.“

Und genau mit dieser Vision schauen wir dann:

➡️ Was hält uns heute noch davon ab?
➡️ Und wie kann KI & Automatisierung helfen, diesen Weg abzukürzen?


💡 Tipp: Mach die Übung mal für dich.

– Nicht nur denken, sondern wirklich aufmalen.
– 10 Minuten Zeit nehmen.
– Und dann schauen, wie nah du heute schon dran bist.

Wenn du magst: Teil deine Zeitungs-Headline mit mir in den Kommentaren.
Ich geb dir gerne Feedback – oder zeig dir, wie AI dich schneller dorthin bringt.

🔁 Teile den Post mit jemandem, der seine Vision endlich sichtbar machen sollte.

KI scheitert selten an Technik – fast immer an Entscheidungsfeigheit

Die meisten Unternehmen haben heute genug Daten.
Sie haben Tools.
Sie haben Pilotprojekte.

Was fehlt, sind Entscheidungen.

Nicht operative.
Sondern strategische.

KI macht sichtbar, was vorher schon da war:
- Unklare Verantwortlichkeiten.
- Zu viele Abstimmungen.
- Zu wenig Mut zur Reduktion.

Was passiert dann?

- KI liefert Optionen, aber niemand entscheidet
- Prozesse werden schneller, aber nicht besser
- Führung bleibt im Tagesgeschäft stecken

KI beschleunigt kein schlechtes System zu einem guten.

Sie beschleunigt es zu seinem Kollaps.

Die zentrale Frage ist nicht:
„Welche KI sollen wir einsetzen?“

Sondern:
„Welche Entscheidungen wollen wir nicht mehr selbst treffen müssen?“

Solange das unbeantwortet bleibt, bleibt KI wirkungslos.

Wo wird bei euch noch diskutiert, obwohl eigentlich entschieden werden müsste?

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⚡️Automatisierung klingt erstmal kompliziert. Das ändern wir jetzt.

Stell dir vor, du bist der Dirigent.
Und die Automatisierung ist Dein Orchester. 


→ Hier sind die vier Begriffe, die du kennen solltest:

1. Workflow
Der Workflow ist wie die Notenblätter, die die Reihenfolge der Musik festlegen.

2. Aktion
Das sind die Instrumente, die die Musik spielen.

3. Trigger
Der Moment, in dem Du, der Dirigent, den Taktstock hebst, um das Orchester zu starten. Es geht los.

4. Integration
Wie alle Instrumente harmonisch zusammenspielen.


Stell es dir so vor: Du bist der Dirigent, der alles in Bewegung setzt und die Musik (deine Aufgaben) zum Laufen bringt. Automatisierung macht das Leben einfacher, wie eine schöne Melodie.


👉 Setzt Du bereits Automatisierungen ein? Hast Du Fragen dazu?
Hinterlass einen Kommentar.

PS. Teile es mit jemandem, dem es auch helfen könnte.

Automatisierung leicht gemacht

Du brauchst keinen weiteren KI-Workshop.

Was du brauchst, ist ein Unternehmen, das funktioniert – auch ohne dich.

Ich sehe es jede Woche:
Ein Geschäftsführer bucht ein Tool-Training.
Spielt zwei Wochen damit herum.
Und danach?

– Kein System
– Kein Zeitgewinn
– Keine Umsetzung

Das Problem ist nicht die Technik.
Das Problem ist: Es fehlt die Führungsarchitektur, in die KI überhaupt greifen kann.

Wenn du keine klaren Prozesse hast, automatisierst du Chaos.
Wenn du kein delegierbares Modell hast, baust du dir neue Abhängigkeiten.
Und wenn du keinen Freiraum hast, bleibst du im Tagesgeschäft stecken – trotz modernster Tools.

Deshalb besteht mein KI Business Accelerator aus zwei Phasen:

Workshop mit Klartext – keine Tool-Show, sondern ein ehrlicher Blick auf dein Setup

Begleitete Umsetzung – damit aus Ideen funktionierende Systeme werden

Erst verstehen. Dann integrieren. Dann beschleunigen.
Das ist der Unterschied zwischen Bewegung und Fortschritt.

Du willst, dass KI dich wirklich entlastet?
Dann hör auf, einzelne Tools zu optimieren – und fang an, dein Unternehmen strategisch neu auszurichten.

Wenn du bereit bist, melde dich für ein Gespräch. Den Link findest du im Kommentar.

Was wäre, wenn dein bester Mitarbeiter nie schläft?

Kein Feierabend.
Kein Krankenstand.
Keine Warteschleife.

Nur: schnelle, kompetente Antworten, rund um die Uhr.

Genau das leisten moderne KI-Voice Agents.
Und sie kosten heute weniger als ein Minijob.

Für Branchen wie Autohäuser, Arztpraxen oder Handwerksbetriebe ist das kein „Trend“.
Sondern ein No-Brainer.

Während dein Team im Tagesgeschäft feststeckt, übernimmt der Voice Agent:

– Terminvergabe und Koordination
– Nachschlagen von Handbüchern und internen Infos
– Lösen einfacher Anfragen direkt am Telefon
– Lernen aus jedem Gespräch

Die Technik ist da.
Die Einrichtung dauert oft nur Stunden.

Trotzdem kommen viele nicht ins Handeln – nicht wegen der KI, sondern wegen fehlender Struktur und Akzeptanz im Team.

Genau da setzt mein KI Business Accelerator an.
Ich helfe dir, die richtigen Tools sinnvoll einzusetzen, Prozesse schlank aufzubauen und dein Team so mitzunehmen, dass die Technik im Alltag wirklich funktioniert.

Die Frage ist nicht mehr, ob Voice Agents funktionieren.
Sondern: Wie lange willst du noch Menschen für Maschinenarbeit bezahlen?

Teil diesen Beitrag mit einer Führungskraft, die ständig im Kundenservice festhängt – oder buch dir direkt ein Gespräch, um zu sehen, wie so ein System bei dir starten kann (Link im Kommentar).

Es ist Sonntag, komm’ mach mal langsam heute. 
Gut, die eine Mail noch, aber dann ist gut, okay? 

Nicht, dass wir wieder ausbrennen.

Pass auf dich auf, mental Health und so, Du weißt schon ❤️

⚡️ 15+ Jahre Beratungserfahrung. Ich zeige KMU, wie KI im Alltag wirklich hilft – mit smarter Prozessoptimierung, klarer Strategie und 0% Theater.

Teil 2 der Serie: Ich beantworte Eure FAQs zum Thema AI

Ihr habt abgestimmt, also gibt es heute:
Was ist eigentlich der Unterschied zwischen den ganzen ChatGPT Abomodellen? 

Wenn Dir DSGVO-Konformität sowie bloß kein Training des Tools auf Basis Deiner Geschäftsdaten wichtig ist, dann entscheidest Du Dich für das Business Modell.

Wichtig ist, dass Du hierbei allerdings mind. 2 Benutzer (Seats.. Sitzplätze) „kaufen“ musst und Du bei ca $60 pro Monat ankommst. 

Kannst Du aber auch monatlich kündigen. 

Ich hoffe, das hat Dir geholfen?
Denk dran, dieses Video zu speichern und ein Like dazulassen ☺️

Welche Frage darf ich Dir als nächstes beantworten?


Viele Grüße,
Eure Karo

Optionalität ist einer der größten Produktivitätskiller in KMU

Wir leben in einer Zeit unbegrenzter Möglichkeiten.

Für jedes Problem gibt es fünf Tools.
Für jede Entscheidung zehn Alternativen.
Für jede Strategie eine „noch bessere“ Version.

Und genau das lähmt viele Unternehmen.

Was ich in KMU immer wieder sehe:

Man hält sich alles offen.
Man entscheidet nicht final.
Man testet hier ein bisschen, schaut dort mal rein.

Nicht aus Unentschlossenheit, sondern aus dem Wunsch, nichts falsch zu machen.

Optionalität fühlt sich nach Freiheit an.
Ist es aber oft nicht.

Sie sorgt für:

• ständige Richtungswechsel
• endlose Diskussionen
• Entscheidungen ohne Konsequenz

Und am Ende bleibt alles möglich, außer Fokus.

Je länger ich mit Unternehmer:innen arbeite, desto klarer wird mir:

Viele Probleme entstehen nicht durch falsche Entscheidungen.
Sondern durch zu viele offene Optionen.

Deshalb funktioniert in der Praxis oft das Gegenteil besser:

• Eine klare strategische Linie statt fünf Szenarien
• Ein priorisiertes Ziel statt zehn Initiativen
• Ein definierter Weg statt „wir schauen mal“

Nicht, weil Alternativen schlecht sind.
Sondern weil Verbindlichkeit Energie freisetzt.

Unsere Gehirne sind nicht dafür gemacht,
permanent zwischen Optionen zu springen.

Sie sind gemacht für:
• klare Zugehörigkeit
• überschaubare Entscheidungen
• Konsequenz
Und genau das brauchen Unternehmen auch.

Ich erlebe immer wieder:
Wenn KMU ihre Optionen bewusst reduzieren,
werden sie schneller, ruhiger und wirksamer.

Weniger Möglichkeiten.
Mehr Handlungsspielraum.

Jetzt interessiert mich deine Sicht:
Wo hältst du dir in deinem Unternehmen zu viele Optionen offen?

– Strategie
– Tools
– Projekte
– Entscheidungen

Schreib es in die Kommentare.

Manchmal ist weniger nicht Einschränkung, sondern Führung.

Du bist als GF ständig beschäftigt – aber kommst nicht wirklich weiter?

Dann führst du nicht. Du wirst verwaltet.

Viele Geschäftsführer:innen merken das erst, wenn sie den Überblick verlieren:
• Wichtige Projekte bleiben liegen
• Strategische Entscheidungen werden vertagt
• Das Team wartet auf klare Ansagen, aber du bist im Tagesgeschäft gefangen

Was fehlt, ist kein Talent.
Sondern ein System, das dir Führung wieder möglich macht.

Und genau das leisten intelligente KI-Lösungen; wenn sie richtig eingeführt sind.

Ich spreche hier nicht von Tools zum Rumspielen.
Sondern von einem strukturierten Setup, das dir deine Rolle zurückgibt.

Im KI Business Accelerator baue ich mit dir eine Führungsarchitektur, die:

– dein Zeitmanagement schützt
– operative Prozesse automatisiert
– und dein Team produktiv macht, ohne dich ständig zu brauchen

Du brauchst keine 100 neuen Tools.
Du brauchst eine klare Linie, wie du dein Unternehmen 2026 führen willst.

Führst du … oder verwaltest du dich selbst?

Wenn du dir diese Frage öfter stellst: Teil den Beitrag oder buch dir ein Gespräch – den Link findest du in den Kommentaren.

Warum 80 % der KI-Workshops scheitern – und was GF stattdessen brauchen

Jede Woche sehe ich das Gleiche:

– Der Geschäftsführer bucht einen KI-Workshop.
– Das Team testet 3 Tools.
– Zwei Wochen später ist alles wie vorher.

Kein System.
Keine Klarheit.
Kein spürbarer Fortschritt.

Der Grund ist fast immer derselbe:
Es ging nie um Strategie. 
Nur um Tools.

Dabei braucht ein Unternehmen kein weiteres Tool-Wissen.
Es braucht ein Setup, das funktioniert.

Wenn du willst, dass KI wirklich etwas verändert, brauchst du:

1. Eine saubere Analyse
Wo verliert ihr gerade Zeit, Geld oder Nerven?

2. Konkrete Prozesse mit klaren Schnittstellen
Was kann automatisiert oder neu gedacht werden?

3. Ein Setup, das Führung stärkt statt ersetzt
Welche Entscheidungen gehören auf deinen Tisch – und welche nicht?

Und dann brauchst du: 
Verbindlichkeit. Umsetzung. Sparring.

Genau das leisten wir im KI Business Accelerator.

Ja, auch mit Workshop.
Aber nicht als Feigenblatt – sondern als Startschuss für echte Veränderung.

Wenn du nicht willst, dass dein nächster KI-Workshop einfach nur „interessant“ war, sondern etwas ins Rollen bringt, dann melde dich.

Den Link zum Gespräch findest du im Profil oder Kommentar.

YouTube hat auch einfach das geilste Business Model, oder? 

Hat noch einer von Euch so ne Idee? 
Soo eine Cash Cow!

Ich arbeite nur noch mit Menschen, die wirklich wollen.

Nicht mit Bedenkenträgern.
Nicht mit Zauderern.
Nicht mit „Wir müssten da mal was machen“-Typen.

Sondern mit Geschäftsführern, bei denen ich schon im Vorgespräch merke:
Da ist Energie. Klarheit. Umsetzungswille.

Menschen, die keine Ausreden suchen, sondern Hebel.
Die nicht nur reden wollen – sondern entscheiden.

Genau für diese Unternehmer arbeite ich.
Weil ich selbst so denke.
Weil ich weiß, wie sich Fortschritt anfühlt.
Und weil ich meine Zeit genauso schütze wie sie ihre.

Das ist für mich echte Freiheit in der Selbständigkeit.
Nicht: mehr Freizeit.
Sondern: die richtigen Gespräche. Mit den richtigen Menschen.

Wenn du genauso tickst – du weißt, wo du mich findest.

Und plötzlich wurde aus Social Media einfach Interest Media. 

Fehlt Euch das alte Facebook oder StudiVZ? Das Gruscheln, die „Gruppen“, das posten echter Erlebnisse mit Freunden? 

Heute mag kaum jemand mehr online präsent sein, nichts posten, keine Spuren hinterlassen.. Nicht mal den Post eines „Freundes“ liken.

Alles was man sagt kann verdreht und falsch verstanden werden. Bilder werden verändert, mit AI getweaked, Gesichter einfach ausgetauscht, Pickel retouchiert.

Und LinkedIn, hieß das nicht mal OpenBC oder so? Da ging’s mal richtig darum, Business Kontakte zu knüpfen, Jobs zu platzieren, Empfehlungen auszusprechen. Jetzt ist hier jeder Executive VP. Hauptsache beeindrucken.. Hat hier irgendwer wirklich mal nen Job gefunden über den „jetzt auf diesen Job bewerben“-Button?

Und dann.. Status ist alles. Die Anzahl der Follower wurde zur Währung. Dass inzwischen alles gekauft und Engagement automatisiert werden kann, macht das ganze doch zur absoluten Farce. 

Wo bleibt das ehrliche, das authentische? Diverse Trend Reports sagen vorher, dass immer mehr Menschen sich von Social Media abwenden (werden). 

Also meine Screentime verrate ich mal nicht, aber..

Was glaubst Du woran das liegt?
Wie empfindest Du die Entwicklung? 

Viele Grüße,
Eure Karo

2026 wird das Jahr, in dem viele Unternehmen „endlich mit KI starten“.

Erste Tools, erste Ideen, ein Workshop hier, ein Use Case da.
Es passiert was. Endlich.

Und trotzdem: am Ende bleibt oft das Gefühl, im Kreis zu laufen.

Nicht, weil die Leute nichts tun.
Sondern weil die Richtung fehlt.

Viele starten mit Aktion – aber ohne Ausrichtung.

Es gibt keinen echten Entscheidungsrahmen, keine Priorisierung, keine Klarheit darüber,
wo KI im Unternehmen wirklich etwas entlasten oder vereinfachen kann.

Das führt zu Aktionismus.
Und der fühlt sich anfangs nach Fortschritt an..

Bis man merkt, dass man eigentlich nur beschäftigt war.

Was hilft, ist kein riesiger Masterplan.
Sondern ein Moment zum Innehalten.

Ein Gespräch, das klärt:
Was ist gerade das drängendste Problem?
Was muss leichter werden?
Wo liegt der größte Hebel?

Danach kann man immer noch schnell gehen.
Aber eben mit Richtung.

Ich arbeite mit Unternehmen, die nicht einfach losrennen wollen, sondern mit Klarheit starten.

Wie ist das bei euch: Läuft die KI-Reise schon, oder wartet ihr noch auf den richtigen Moment? 
Wieviel KI nutzt ihr schon und wie zufrieden seid ihr damit?

Wachstum bedeutet in deinem Unternehmen gerade noch: 
mehr Leute, mehr Überstunden und mehr Stress? 
Dann skalierst du nicht, du verbrennst gerade deine wertvollsten Ressourcen.

Wir stecken mitten im Wechsel zu einer völlig neuen Ära des Business. 
Und in dieser Ära gewinnst du nicht durch ‚härtere Arbeit‘, sondern durch intelligente Systeme.

Ich bin Karolyne Hahn und ich helfe dir, die Kapazitäts-Falle zu verlassen. In meiner Welt ist KI kein technisches Spielzeug, sondern das Fundament für deine unternehmerische Freiheit.

Mein Framework ist direkt und ohne Umwege:

1. Wir ERKENNEN deine größten Hebel für echte Zeitersparnis. 

2. Wir INTEGRIEREN automatisierte Abläufe, die dich und dein Team sofort entlasten. 

3. Wir BESCHLEUNIGEN dein Business, damit du endlich wieder am Unternehmen arbeitest, statt nur darin.

KI ist kein Trend, den man aussitzen kann – sie ist die Chance, dein Business neu zu definieren.

Wenn du bereit bist, die Handbremse zu lösen, hinterlasse einen Kommentar oder eine DM. 

Ich freu mich auf dich!

#KI #BusinessAcceleration #Skalierung #Effizienz #Unternehmertum

"Wer heute keine Systeme hat, wird morgen ersetzt."

Das klingt hart.
Ist aber Realität.

Die Zeit der persönlichen Produktivität ist vorbei.
Es geht nicht mehr darum, wie fleißig du bist.
Sondern, wie skalierbar dein Denken ist.

Geschäftsführer:innen, die 2026 noch alles manuell machen, führen keine Unternehmen – sie betreiben Selbstsabotage mit Struktur.

Die Wahrheit:
Ein mittelmäßig gebautes KI-System schlägt jeden hochmotivierten 60-Stunden-Workaholic.

Ich sehe es täglich in meiner Arbeit:
Die, die jetzt Systeme bauen, haben in sechs Monaten doppelt so viel Freiraum – und doppelt so viel Wachstum.

Die anderen?
Sind dann beschäftigt damit, neue Mitarbeitende zu finden, weil wieder alles an ihnen hängt.

Wachstum braucht keine Überstunden.
Es braucht ein besseres Betriebssystem.

Agree? ☺️

VP of People at Gorilla | In the pursuit of employee significance | Leadership & Career Coach | Illustrator | Corporate Hippy - views expressed here are my own

I’m a tech executive who believes the future belongs to companies that combine AI capability with human intelligence.

Not AI as a silver bullet.
Not people strategy as soft culture work.
Not simplistic “do more, faster” productivity narratives.
But practical systems that help organisations make better decisions as they scale.

I’ve spent my career building and operating those systems across people, performance, operating models, and now AI. 

The work only matters if it shows up in reality; how leaders lead, how teams decide, and how companies change without losing trust.

Most recently, I led the global People function at a Series B energy tech company and co-led our early AI rollout across governance, ethics, enablement, tooling, and experimentation. 

Alongside this, I work with founders, executives, and investors as a fractional leader and advisor. I help organisations roll out AI responsibly, navigate change, and build people systems that compound growth rather than create drag.

If you’re a founder, COO, CPO or leader trying to:
- adopt AI without breaking trust or momentum
- lead change without drowning managers in process
- scale people and operating systems that actually work in the real world.

I write and speak for you.

Things I write about:

- Practical AI adoption without hype or harm
- Where human judgment still matters in everyday AI decisions
- Leading change that creates clarity and engagement, not chaos
- People systems that support growth instead of getting in the way
- Why culture breaks during scale-ups, and how to fix it

Vanessa Monsequeira

May this be your 2026 reminder for everytime you get feedback. 

That a Frankenstein pizza is what happens when you try to implement ALL the feedback.

8 years ago, I got a performance review back.

It was good.

But different leaders wanted different things from my 360 and some of those things contradicted each other.

I was ready to become that Frankenstein pizza.

Then I talked to my mentor, a senior badass leader at the firm.

She said something that changed how I operate:

"Ness, you don't have to take all the feedback just because it's given to you."

It seems obvious now.

But back then, as a middle manager finding my footing, in a system that rewarded listening and implementation ....

Those words felt foreign ....but liberating.

Because trying to create a pizza with ALL the toppings is exhausting.

And it leaves a bad taste in your mouth and often for others too. 

The hard part was figuring  which feedback to listen to.

Here's what I started asking myself:

→ Was this given with good intention?
→ Deep down, is this what's actually holding me back?
→ Do I have capacity to implement this right now?
→ How will I close the comms loop on the feedback I don't take on now / ever?

It's taken me years of practice. I don't always get it right. 

But when I do, the outcomes are:

— Better use of my time.
— Better discernment of who I trust.
— Not running around like a headless self improvement chicken
— And growth in the direction that actually serves my goals as a leader.

So here's your 2026 reminder:
Not all feedback counts equally.
Not all feedback deserves action.

Choose your toppings wisely.

Vanessa Monsequeira - चित्रलेखा

VP of People at Gorilla | Building Employee Experience as a Product | In pursuit of making work suck less | Leadership & Career Coach | Corporate Hippy - views expressed here are my own

Meme showing a pizza topped with an entire roasted chicken, pepperoni slices, chocolate sprinkles, and colorful candy pieces. Caption reads: 'When you incorporate all the feedback from every critique.

Name the person who helped you step into your light and your power as a leader.

For me that person over the last two years has been Ruth Penfold

As a female leader in tech, the waters we swim in are different.

Through working with Ruth I:
🌱 Grew taller in moments where I felt like shrinking
🌱 Had mirror moments where I had to look at the person staring back at me and make decisions in line with my courage and integrity
🌱 Connected mind back to body - essential for every leader who wants to lead a team and workforce with engagement and integrity
🌱 Learned how to balance strength and softness as a woman of color in leadership
🌱 Navigated tough decisions and self-doubt with someone who's been there - Ruth is a former VP and CPO in tech

Importantly, growing happens together and I was part of one of the first the Women Who Lead cohort.

💜 Women Who Lead is a 12-week, high-touch leadership accelerator for women who are done playing small at work and ready to feel like themselves again - grounded, confident, powerful, whole. 

Superb for moments of transition and reinvention. It blends somatic work, identity work, and real leadership strategy so change actually sticks - in the body, not just the head.

The in-person and online catch-ups helped me breathe and realize phew it's not just me.

There were moments of shared joy, laughter, commiserations, consoling.
Women help other women rise.

And I can wholeheartedly recommend working with Ruth and the program. 

She has an incredible way of combining rational, emotional, and somatic practices in an integrated way.

🗓 If this is speaking to you run don't walk to the next cohort.
FREE taster workshop next week - Jan 12-22
https://lnkd.in/ecY4Ew62

And if you already know in your mind and your body this is for you - check out more info in the comments.

Thank you Ruth Penfold 🫶🏾🫶🏾🫶🏾

Two women taking a selfie on a city street, both smiling warmly at the camera. The woman on the left has long gray-blonde hair and wears gold hoop earrings with a beige top and crossbody bag. The woman on the right has dark curly hair and wears a black jacket. Behind them is a European-style street with outdoor café seating and storefronts. The photo captures a moment of genuine connection and joy between the two friends.

I have high idea productivity. But not all of my ideas are good.

And it’s probably driven my teams, friends, and family a little crazy over the years.

Yesterday, I shared that 2026 is my Year of Creating Space.

That’s hard to do when ideas fire at 100mph
 …and my personality says: yes, chase it, build it, implement it. NOW!!!!

My ideas don’t wait for quiet moments. They show up in meetings on walks, mid-conversations, reading, listening to podcasts, and during dinner.

If I don’t capture them, my brain keeps holding onto them loudly.

I’ve learned this from from teams I’ve led (and gentle nudges from my husband): 

👉🏾 Not every idea deserves action.
👉🏾 But most ideas do deserve to be captured.

I borrowed the Ideas Bin concept from listening to Nathan Barry, founder of Kit.

He often talks about how his “high idea productivity” can drive his team a little crazy.

Every time I hear it, I smile and think: "yep, that’s me".

So this year, I’m implementing it too.

Here’s how I’m using an Ideas Bin:
→ Capture ideas the moment they appear
→ Plan a date to revisit them
→ Then step away

Come back with fresh eyes and decide:
 → Keep in bin
 → Move to discovery
 → Time for action

The goal isn’t speed.
It’s creating space for better thinking.

If you’re smiling because you do this also generate ideas at the speed of light…
....you’re my people.

📌 I created a Notion Ideas Bin template. Feel free to use and make it your own!

Thanks again to Nathan Barry for the inspiration.

A screenshot of a Notion page titled “Ideas Bin.” At the top is a green call-out box with a lightbulb icon titled “Use this as a mental parking lot.” The text explains that people with high idea productivity should capture ideas without acting on them immediately, revisit them later, and decide whether to keep, explore, or act. Below the call-out is a table-style database listing ideas with columns for idea name, category (people, process, technology), date ideated, date to revisit, and status such as “Keep in bin,” “Move to discovery,” or “Time for action.”

I pre-order books the same way some folks invest in startups.

Because early support compounds.

Pre-orders help publishers gauge demand, secure better distribution, and give authors the momentum they need in those critical first weeks.

Since 2023, I've actively sought out and championed business books by women authors. I noticed that prior to this, women authors barely featured in my top 5 reads for the year.

So I started examining the supply and visibility of business books by women authors, the shelf space in bookshops, the top 10 lists recommended by apps, and thought leaders. 

The pattern was clear; women authors were barely featured.

Some of the sharpest thinking in leadership and organizational design is coming from women who deserve a bigger platform.

I've just pre-ordered three books I'm genuinely excited about:

📘 Purpose and Work by Jessica Zwaan - Jessica's framework around organizational archetypes of purpose (which I first saw at PX Immersive last year) is refreshingly non-performative. It's reframed how I think about purpose at work in a way that feels both fresh and obvious once you hear it.

📙 Exceptionals by Ingrid Tappin 🏳️‍🌈 -  I saw Ingrid present at the Valencia Digital Summit and again in a recent webinar. She's created an entirely new category of thinking about leadership and inclusion, one that's actually pragmatic rather than theoretical. Exceptional work in every sense.

📗 The Manager Method by Ashley Herd - Ashley's bite-sized videos and manager posts are gold. Having led people teams across several organizations, I've seen firsthand how little we talk about the day-to-day, practical side of management. Ashley fills that gap beautifully.

I track all the business books by women authors I'm reading in a Notion database. 

If you're building your 2025 reading list, these three deserve a spot.

And if you can, pre-order. It makes a real difference.


#womenauthors #leadership #culture

Three business book covers with arrows pointing to circular headshots of their authors: Purpose and Work by Jessica Zwaan, Exceptionals by Ingrid Tappin, and The Manager Method by Ashley Herd

One of the best career tools I’ve learned is choosing a “Year Of.”

This practice has guided my decisions for 7 years.

A single macro theme that acts a a north star for decisions, systems, and energy.

Looking back, it’s shaped a lot for me:

2019: The Year of Stabilization
2020: The Year of New Beginnings
2021: The Year of Growth & Learning
2022: The Year of Experimentation
2023: The Year of Deep Work
2024: The Year of Big Leaps
2025: The Year of Slow Productivity

🥁 For 2026, I’m choosing:
The Year of Creating Space.

Because my brain runs at 100 miles an hour, and space is the key to becoming more intentional.

When I don’t create space, I:
↳ do 100 things at once (and say yes too quickly)
↳ work right up to the next meeting… then rush
↳ don’t slow down enough to hear myself
↳ scroll instead of letting myself be bored
↳ overthink
↳ half-listen

How I do create space:
↳ a real morning routine (meditation + journaling)
↳ exercise with no distractions
↳ breathwork

How I’m creating space this year:
↳ speaking more slowly
↳ an “ideas bin” to park thoughts
↳ writing more for clearer thinking

Every time I name a year, the theme becomes a powerful driver of focus, reflection, and alignment.

What could your “Year Of” be in 2026

A vertical timeline graphic titled “The Year Of…?” on a black background. The timeline lists yearly themes from 2019 to 2026.
2019 is labeled “Stabilization.”
2020 is “New Beginnings.”
2021 is “Growth and Learning.”
2022 is “Experimentation.”
2023 is “Deep Work.”
2024 is “Big Leaps.”
2025 is “Slow Productivity.”
2026 appears at the bottom with question marks, indicating an open or upcoming theme.

When was the last time you trusted a leader or colleague who wasn't truthful with you?

I'm guessing never.

Every time I've seen trust erode, it's due to the usual suspects:

→ Someone held back feedback but told someone else behind the person's back. 
→ Or shared a half-truth because they didn't have the courage for a crunchy conversation. 
→ Or outright lied.

Cowardice - it's an ugly word we don't talk about enough at work and in leadership.

I don't say this to throw shade. 
We all have moments where we shy away from courage.

But as a leader? It's costing you the most valuable thing you have =  Trust.

What actually happens when trust breaks down:
→ Your team members stop trusting feedback that is useful.
→ Innovation dies because people play it safe or quite frankly because they can't be bothered.
→ Your engagement scores tank.
→ People show up but check out.
→ And eventually they leave.

Not because the work is hard.
But because they don't trust you.

There's a simple model that explains this: The Truth-Trust Cycle.

When you give a bit of truth → it creates trust
That trust makes you ready to give more truth → which creates more trust
And the cycle continues

The opposite is also true.
The moment trust is breached, people recoil and stop having real conversations.
And everyone's just performing their job, not actually doing it.

So here's your January challenge:
→ Have ONE hard conversation on a topic you've been avoiding.
→ Don't soften it.
→ Don't delay or delegate it.
→ Have it.

Because without the courage to tell the truth, you'll never build the trust your team actually needs.

And these are the actions that make work suck less.

#leadership #crunchyconversations

The Truth-Trust Cycle diagram showing a purple spiral on a light purple background. The spiral moves clockwise from the center outward, labeled: truth → trust → more truth → even more trust → even more truth → more trust, illustrating how truth and trust build upon each other in an expanding cycle. By Vanessa Monsequeira, Leadership that makes work suck less

There is a man riding a horse. 

The horse is galloping quickly, and it appears that the man on the horse is going somewhere important.

Another man, standing alongside the road, shouts, "Where are you going?" and the first man replies, "I don't know! Ask the horse!"

The late Thích Nhất Hạnh used to teach this zen story and says:

"This is also our story. We are riding a horse, we don't know where we are going, and we can't stop. The horse is our habit energy pulling us along, and we are powerless. We are always running, and it has become a habit."

--

Three weeks into January, I vowed to create space and to actually ride the horse instead of being dragged.

In past years, I've noticed a pattern:
→ The top 3 priorities become 5. Then 7.
→ "Heartbeat work" is often underestimated i.e. the essential keeping-the-lights-on stuff
→ Add generative AI to the mix, and suddenly the expectation is "more, faster."

The horse starts sprinting in multiple directions at once, and my December-to-January fresh ideas glow fades fast.

--

I've found two things that actually help me hold the reins:

1. Bi-weekly reflection (15-30 minutes)
A pause where I ask myself: "Did I choose this direction, or did the horse?"
It's the only way I've found to go slow so I can go fast again—in a direction I actually choose.

2. A Top 5 Priorities doc
A simple Notion doc with:
• 1 table for the top 5 priorities (not 7, not 10)
• 1 table for all the heartbeat work
For each priority:
• Who's the primary/secondary driver
• What is initially in and out of scope
• What "good" looks like

Then I socialize it with leadership and key stakeholders outside my area, so there are no surprises and a better way to discuss scope creep and new "quick wins." 🤮

--

Yesterday, I spent half a day offline planning H1.

Within an hour, I caught myself in classic Ness mode; front-loading way too much. The horse was already starting to bolt.

So I paused. Used my own frameworks: the Priorities doc and the Ideas Bin (the one I shared last week).

I can't promise the horse won't gallop away at different times this year. But I know I have the tools to tame it.

🐴 What helps you tame your horse? I'd love to hear what's working for you.

Black-and-white cartoon of a man clinging to a galloping horse while shouting, ‘I don’t know! Ask the horse!’ as another man on the roadside asks, ‘Where are you going?’”

Change doesn't fail because people are tired.

It fails because leaders stop leading when it matters most.

I just wrapped a discussion with a CEO who told me their organisation was "suffering from change fatigue."

I asked them: "How many times have you explained why this change matters?"

Them: "Maybe twice in the all-hands?"

Me: "There's likely your problem."

__

Over the years, I've consulted with dozens of organizations. And "change fatigue" comes up constantly. 

It's become the convenient excuse for why transformations stall. John Kotter found: 70% of change initiatives fail.I'd bet that with the acceleration of AI, it's higher now.

Multiple changes have been constant for decades.
Freeze, Change, Unfreeze change model rarely exits anymore. 

So why are we still so terrible at it?

Because most leaders don't understand (or don't want to understand) the basic building blocks of leading change.

Here's where it actually falls apart:

→ Leaders mention it once or twice in all-hands meetings, then wonder why nothing sticks
→ Leaders get defensive when feedback surfaces instead of listening and adapting
→ There's no consistent communication—just sporadic updates that create more confusion
→ The "why" disappears after the initial announcement, leaving people to fill in the blanks
→ Middle managers aren't equipped or empowered to champion the change on the ground

Meanwhile, their teams are left confused, disengaged, and exhausted.
Not from the change itself, but from the chaos around it.

Not everyone needs to love the change. 
But everyone needs to understand it.

People can handle change. 
They can't handle uncertainty, mixed messages, and confused timelines.

The fix is simpler than you think:
→ Make the process crystal clear from day one
→ Repeat the mission until you're sick of hearing yourself say it (then repeat it 10 more times)
→ Create feedback loops and actually listen without defensiveness
→ Equip your middle managers—they're your change champions, not your messengers

The gap between wanting change and leading it is where most transformations die.

Don't be the leader who announces change and disappears.
Be the one who stays in the arena until it sticks.

What's one change initiative you've seen fail—and what could leadership have done differently?

#changeleadership #leadership

Diagram titled "The surface area of change" showing three nested rectangles representing decreasing willingness to engage with change: largest section "Who wants change", medium section "Who wants to change", smallest section "Who wants to lead the change"

If we want to succeed as leaders, we have to realise that effective communication feels like overkill.

How you navigate...

→ Sharing Q1 priorities and watching blank faces nod
→ Saying "like I mentioned last week" for the third time
→ Realizing your teams are working on the wrong thing
→ Biting your tongue because you feel like a broken record
→ Getting asked a question you know you already answered

...determines whether your team actually executes, or an idea just exists.

And nobody warns you that the part of leadership that feels the most annoying, is repeating yourself endlessly. 

Yet it is actually the part that matters most.

We act like clarity is a one-time event. 

Like if you said it well enough the first time, it should stick.

The message isn't the problem. The lack of repetition is.

Communication is something you do until you're sick of hearing yourself - because that's roughly when your team is starting to actually internalize it.

When you stop too early:
→ Your team drifts off priority
→ The organisation looks disengaged
→ Your engagement scores for 'meaningful work' drop off

Not because they don't care, but because you thought 3 times was enough.

It wasn't.

I'll say it again: if we want to succeed as leaders, we have to realise that effective communication feels like overkill.

You need to say something at least 7+ times, in 7+ different ways before it actually sticks.

Here's one method and free resource to help: https://lnkd.in/e2aVW69u

Keen to hear from other leaders: how do you make your comms repetitive enough to actually land?


#leadership  #development #communicationtraining

My team doesn't listen" contrasted with "Your comms: 404 Page Not Found" - highlighting communication gaps in leadership

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